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关于做好2016年度档案立卷归档工作的通知

2017年04月10日  来源:  浏览:632次

校内各立卷单位:

    为确保学校2016年度各项工作中形成的文件材料完整归档,实现规范化科学化管理,现就有关事项通知如下:

    一、立卷归档范围

    1.各单位立卷归档的范围按照《四川师范大学各门类档案归档范围及保管期限表》执行。凡201611日至1231日形成的、属于归档范围的文件材料都要立卷归档。

    2.各单位2016年度举办的重大活动、召开的大型学术会议及开展的重要专项工作形成的具有保存价值的档案材料,要按活动、工作内容分专题立卷归档。

    3.立卷归档的材料包括纸质材料及与其对应的电子文件材料、声像材料(照片、光盘、录音带、录像带)。

    4.各单位获省部级以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等获奖材料及校地、校际交流和外事活动中具有保存价值的实物档案也须整理归档。

    5.各单位在2016年度工作中形成的记录本单位工作、实践活动过程的照片或电子照片,并注明时间、地点、主题等内容。

    6.各教学单位请按照《关于征集历届毕业集体照的通知》(校内网http://web.sicnu.edu.cn/page.php?act=view&catId=22&contentId=13792)积极收集补充完善本单位缺失的学生毕业合影照片,并请及时提交档案馆。

    二、立卷归档办法及要求

    1.凡立卷归档的文件材料,必须收集完整、齐全。

    2.学校执行教育部27号令,严格实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度,各单位的材料归档环节包括分类、装订、去除金属物、编号、条目及电子文本等数据录入档案管理系统、装盒等。

    3.为确保案卷质量,各单位在立卷归档时需联系档案馆工作人员进行指导、检查,检查合格的案卷由部门分管领导在备考表上签字后向档案馆移交。

    三、档案移交时间

    请各单位按照归档时间要求在2017630日之前将2016年度材料进行立卷归档后移交至档案馆。